Ar trebui să restricționați accesul la ghidurile dvs. de utilizator online?

(ClickHelp) (16 dec.2020)

de ClickHelp – instrument de creație a ajutorului profesional

Implementarea ghidurilor de utilizare protejate prin parolă este ceva de care ar putea avea nevoie orice companie. S-ar putea să întrebați de ce cineva ar trebui să ascundă documentația de utilizator online în spatele unei pagini de autentificare? Răspunsul este simplu. Documentarea poate fi diferită. Să presupunem că vorbim despre un aparat de cafea manual – trebuie să fie public. Cu cât mai mulți utilizatori au acces la el, cu atât mai bine. Acesta este modul în care compania are grijă de clienții săi. Dar dacă vorbim despre documente interne care ar trebui să fie accesibile unui număr limitat de oameni – aceasta este o poveste total diferită. Un manual al angajatului sau un manual de politici și proceduri ar trebui să fie public? Cu siguranta nu. Nu sunt destinate utilizării publice. Dar, în același timp, ar trebui să fie online. Atunci este necesar accesul limitat la documentație.

Documentație tehnică online: Început

Cum s-a întâmplat ca oamenii să înceapă să utilizeze documentația online în loc de cea comună offline? Nu cu mult timp în urmă, documentația tehnică a fost livrată astfel: după ce utilizatorii au instalat un program, au primit documente PDF sau CHM. Nici o altă persoană nu a putut obține documente, ci doar utilizatori. Dar mai târziu, vânzătorii au văzut că este incomod. Principala problemă a fost actualizarea ghidurilor de utilizare pentru a nu spune nimic despre alte dezavantaje. Și aici a venit documentația online care aduce o varietate de îmbunătățiri. Consultați următoarea postare pentru a afla mai multe – Manualele de utilizare tipărite vor dispărea?

La început, furnizorii au creat doar câteva pagini despre produs – Întrebări frecvente sau tutoriale și erau accesibile tuturor. Unele companii au obținut o mulțime de beneficii din acest lucru: efect SEO, devierea carcasei pentru asistență tehnică, etc. Alte companii au realizat că unele tipuri de documentație tehnică nu ar trebui să fie accesibile tuturor: documente pentru angajați, parteneri, clienți etc. publicul poate cauza o mulțime de probleme. Pentru a limita accesul la documentație, furnizorii au început să folosească un CMS – unii dintre ei au permis să creeze pagini protejate prin parolă. Următoarea postare vă va oferi mai multe informații – Sisteme de gestionare a conținutului pentru documentație tehnică . Utilizarea unui CMS a fost bună pentru a proteja doar câteva pagini. Dar dacă ați avea un manual imens, utilizarea unui CMS nu ar putea rezolva problema. Soluțiile specializate precum ajută instrumentele de creație au devenit cea mai bună cale de ieșire. Cele mai avansate au permis chiar vânzătorilor să gestioneze utilizatorii și rolurile lor, atât cu ajutorul Single Sign-On (SSO), cât și cu jetoanele de conectare.

Single Sign-On și Manualele restricționate

Pe scurt, utilizarea SSO înseamnă că utilizați un instrument terță parte pentru a vă autentifica oriunde. De exemplu, vă puteți utiliza contul Google pentru a vă conecta la Facebook sau la alte servicii. Deci, SSO vă scutește de a crea acreditări și de a le aminti de fiecare dată când doriți să utilizați unul sau altul site sau aplicație. Uimitor, nu-i așa? Următoarea postare vă va spune mai multe despre modul în care funcționează tehnologia SSO – Single Sign-On for Dummies .

Același mecanism poate fi utilizat când vorbim despre accesul la documentație. Găsind un manual restricționat , utilizatorii sunt redirecționați automat către pagina de autentificare. Depinde de dvs. să decideți ce categorii de utilizatori li se va permite să vizualizeze informațiile. Puteți oferi acces tuturor utilizatorilor autentificați în produsul dvs. În acest caz, se vor conecta imediat. Sau puteți oferi acces utilizatorilor de versiuni comerciale, de exemplu. Sau, puteți oferi acces beta-testerelor numai dacă lucrați la documentația de lansare. Un alt beneficiu în afară de protecție este statisticile precise. Pe măsură ce utilizatorii se autentifică pentru a citi documentele, puteți verifica cine a văzut exact acest subiect. Pe baza acestora, puteți crea diferite tutoriale pentru utilizatori din diferite segmente.

Cum să creați documentație protejată prin parolă în ClickHelp?

Ca instrument modern de documentare online, ClickHelp oferă o mulțime de moduri de a crea documente protejate prin parolă. Cel mai simplu lucru este următorul: administratorul portalului creează un cont de utilizator și specifică ce poate vizualiza exact acest utilizator în portal. Dacă aveți zeci de utilizatori și nu doriți să utilizați această procedură pentru fiecare dintre ei, puteți utiliza roluri de cititor de energie pentru grupuri de utilizatori. Vor avea acces identic la documentația dvs. Desigur, dacă aveți sute și mii de utilizatori, trebuie să accelerați acest proces.Puteți utiliza API pentru a crea liste de utilizatori și pentru a le oferi roluri și acces automat. Este posibil să vă integrați produsul cu portalul de documentare. De îndată ce apare un utilizator nou, sistemul dvs. creează un utilizator nou în portalul de documentare.

Pentru produsele SaaS, integrarea cu SSO este cea mai bună soluție – utilizatorii nu vor trebui să creeze două seturi de acreditări. Ce se întâmplă dacă nu sunteți gata să utilizați SSO? În ClickHelp, puteți utiliza jetoane de conectare. Sunt ușor de implementat, dar la fel de fiabile ca SSO. Sistemul dvs. va afișa nu numai linkuri către documente, ci și linkuri cu parametri specifici – jetoane. Acestea informează portalul că un anumit utilizator poate accesa manualul. Mai mult, jetoanele pot fi utilizate o singură dată și au o perioadă de valabilitate. Deci, nu se poate oferi pur și simplu altor utilizatori un token – nu va funcționa.

Concluzie

Cu siguranță, utilizarea documentației restricționate este ceva de care ar putea avea nevoie orice companie. Cel mai inteligent lucru pe care îl puteți face este să alegeți instrumentul de documentare software care vă va permite să îl implementați. ClickHelp este instrumentul potrivit pentru ghidurile de utilizare protejate prin parolă. Vă permite să creați atât documente publice, cât și documente restricționate într-un singur portal, să afișați diferite seturi de documente pentru diferiți utilizatori și să obțineți cele mai precise statistici.

Noroc cu scrierea dvs. tehnică!
Echipa ClickHelp
Creați, găzduiți și livrați documentația pe platforme și dispozitive

Publicat inițial la https://clickhelp.com .

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *