Czy należy ograniczyć dostęp do podręczników użytkownika online?

(ClickHelp) (16 grudnia 2020 r.)

przez ClickHelp – profesjonalne narzędzie do tworzenia pomocy

Implementacja chronionych hasłem podręczników użytkownika to coś, czego może potrzebować każda firma. Możesz zapytać, dlaczego ktoś miałby ukrywać swoją dokumentację użytkownika online za stroną logowania? Odpowiedź jest prosta. Dokumentacja może być inna. Powiedzmy, że mówimy o instrukcji obsługi ekspresu do kawy – musi być ona publiczna. Im więcej użytkowników ma do niego dostęp, tym lepiej. Tak firma dba o swoich klientów. Ale jeśli mówimy o wewnętrznych dokumentach, które powinny być dostępne dla ograniczonej liczby osób – to zupełnie inna historia. Czy podręcznik pracownika lub instrukcja i instrukcja procedur powinny być jawne? Absolutnie nie. Nie są przeznaczone do użytku publicznego. Ale jednocześnie powinny być online. Wtedy wymagany jest ograniczony dostęp do dokumentacji.

Dokumentacja techniczna online: początek

Jak to się stało, że ludzie zaczęli używać dokumentacji online zamiast zwykłej dokumentacji offline? Jeszcze nie tak dawno dokumentacja techniczna była dostarczana w ten sposób: po zainstalowaniu programu użytkownicy otrzymywali dokumenty PDF lub CHM. Żadne inne osoby nie mogły pobrać dokumentów, tylko użytkownicy. Ale później sprzedawcy zauważyli, że było to niewygodne. Głównym problemem była aktualizacja podręczników użytkownika, aby nie mówić o innych wadach. I tutaj pojawiła się dokumentacja online zawierająca różne ulepszenia. Przeczytaj następujący post, aby dowiedzieć się więcej – Czy drukowane podręczniki użytkownika wygasną?

Początkowo dostawcy utworzyli tylko kilka stron na temat produkt – często zadawane pytania lub samouczki, dostępne dla każdego. Niektóre firmy odniosły z tego wiele korzyści: efekt SEO, odchylenie przypadków dla wsparcia technicznego itp. Inne firmy zdały sobie sprawę, że niektóre rodzaje dokumentacji technicznej nie powinny być dostępne dla wszystkich: dokumenty dla pracowników, partnerów, klientów itp. Tworzenie tych dokumentów społeczeństwo może spowodować wiele problemów. Aby ograniczyć dostęp do dokumentacji, sprzedawcy zaczęli używać CMS – niektórzy z nich pozwalali na tworzenie stron chronionych hasłem. Poniższy post zawiera więcej informacji – Systemy zarządzania treścią dla dokumentacji technicznej . Korzystanie z CMS było dobre do ochrony tylko kilku stron. Ale gdybyś miał obszerną instrukcję, użycie CMS nie rozwiązałoby problemu. Specjalistyczne rozwiązania, takie jak pomoc w tworzeniu narzędzi , stały się najlepszym wyjściem. Najbardziej zaawansowane z nich pozwalały nawet dostawcom zarządzać użytkownikami i ich rolami, zarówno za pomocą jednokrotnego logowania (SSO), jak i tokenów logowania.

Jednokrotne logowanie i ograniczone instrukcje

Krótko mówiąc, używanie jednokrotnego logowania oznacza, że ​​używasz narzędzia innej firmy do uwierzytelniania wszędzie. Na przykład możesz użyć swojego konta Google, aby zalogować się do Facebooka lub innych usług. Tak więc, logowanie jednokrotne pozwala uniknąć tworzenia poświadczeń i zapamiętywania ich za każdym razem, gdy chcesz skorzystać z tej lub innej witryny lub aplikacji. Niesamowite, prawda? W poniższym poście dowiesz się więcej o działaniu technologii SSO – Jednokrotne logowanie dla opornych .

Można użyć tego samego mechanizmu kiedy mówimy o dostępie do dokumentacji. Po znalezieniu instrukcji z ograniczeniami użytkownicy są automatycznie przekierowywani na stronę logowania. Do Ciebie należy decyzja, które kategorie użytkowników będą mogły przeglądać informacje. Możesz przyznać dostęp wszystkim użytkownikom uwierzytelnionym w Twoim produkcie. W takim przypadku zalogują się od razu. Możesz też na przykład przyznać dostęp użytkownikom wersji komercyjnej. Możesz też przyznać dostęp beta-testerom tylko wtedy, gdy pracujesz nad dokumentacją wydania. Kolejną korzyścią poza ochroną są precyzyjne statystyki. Gdy użytkownicy uwierzytelniają się, aby przeczytać dokumenty, możesz sprawdzić, kto dokładnie przeglądał ten lub inny temat. Na tej podstawie możesz tworzyć różne samouczki dla użytkowników z różnych segmentów.

Jak utworzyć dokumentację chronioną hasłem w ClickHelp?

Jako nowoczesne narzędzie dokumentacji online, ClickHelp oferuje wiele sposobów tworzenia dokumentów chronionych hasłem. Najprostsza rzecz jest taka: administrator portalu tworzy konto użytkownika i określa, co dokładnie ten lub inny użytkownik może przeglądać w portalu. Jeśli masz dziesiątki użytkowników i nie chcesz używać tej procedury dla każdego z nich, możesz użyć ról zaawansowanych czytników dla grup użytkowników. Będą mieć identyczny dostęp do Twojej dokumentacji. Oczywiście, jeśli masz setki i tysiące użytkowników, musisz przyspieszyć ten proces.Możesz użyć interfejsu API do tworzenia list użytkowników i przydzielania im ról oraz automatycznego dostępu. Istnieje możliwość zintegrowania produktu z portalem dokumentacji. Gdy tylko pojawi się nowy użytkownik, Twój system utworzy nowego użytkownika w portalu dokumentacji.

W przypadku produktów SaaS najlepszym rozwiązaniem jest integracja z SSO – użytkownicy nie będą musieli tworzyć dwóch zestawów poświadczeń. A jeśli nie jesteś gotowy do korzystania z logowania jednokrotnego? W ClickHelp możesz używać tokenów logowania. Są łatwe do wdrożenia, ale równie godne zaufania jak logowanie jednokrotne. Twój system pokaże nie tylko linki do dokumentów, ale także linki z określonymi parametrami – tokenami. Informują portal, że dany użytkownik ma dostęp do instrukcji. Ponadto tokeny mogą być użyte tylko raz i mają okres ważności. Dlatego nie można po prostu udostępnić tokena innym użytkownikom – to nie zadziała.

Podsumowanie

Zdecydowanie każda firma może potrzebować ograniczonej dokumentacji. Najmądrzejszą rzeczą, jaką możesz zrobić, jest wybranie narzędzia do dokumentacji oprogramowania, które pozwoli Ci to zaimplementować. ClickHelp to właściwe narzędzie do chronionych hasłem podręczników użytkownika. Pozwala tworzyć zarówno dokumenty publiczne, jak i zastrzeżone w jednym portalu, wyświetlać różne zestawy dokumentów różnym użytkownikom i uzyskiwać najdokładniejsze statystyki.

Powodzenia w pisaniu technicznym!
Zespół ClickHelp
Twórz, przechowuj i dostarczaj dokumentację na różne platformy i urządzenia

Pierwotnie opublikowane w https://clickhelp.com .

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *