Bør du begrense tilgangen til dine online brukerhåndbøker?

(ClickHelp) (16. desember 2020)

av ClickHelp – profesjonell hjelp for redigeringsverktøy

Implementering av passordbeskyttede brukerhåndbøker er noe alle selskaper kan trenge. Du kan spørre hvorfor noen trenger å skjule sin online brukerdokumentasjon bak en påloggingsside? Svaret er enkelt. Dokumentasjon kan være annerledes. La oss si at vi snakker om en kaffemaskinmanual – den må være offentlig. Jo flere brukere har tilgang til det, jo bedre. Slik tar selskapet vare på sine kunder. Men hvis vi snakker om interne dokumenter som skal være tilgjengelige for et begrenset antall mennesker, er det en helt annen historie. Bør en ansattes håndbok eller policy og prosedyremanual være offentlig? Definitivt ikke. De er ikke ment for offentlig bruk. Men samtidig bør de være online. Det er da det kreves begrenset tilgang til dokumentasjon.

Online teknisk dokumentasjon: begynner

Hvordan skjedde det at folk begynte å bruke online dokumentasjon i stedet for den vanlige offline? For ikke så lenge siden ble teknisk dokumentasjon levert slik: etter at brukerne hadde installert et program, fikk de PDF- eller CHM-dokumenter. Ingen andre kunne få dokumentene, bare brukere. Men senere så leverandører at det var upraktisk. Hovedproblemet var å oppdatere brukerveiledningene slik at de ikke sa noe om andre ulemper. Og her kom online dokumentasjon som brakte en rekke forbedringer. Ta en titt på følgende innlegg for å lære mer – Blir utskrevne brukerhåndbøker utryddet?

Først opprettet leverandører bare noen få sider om produkt – vanlige spørsmål eller veiledninger, og de var tilgjengelige for alle. Noen selskaper fikk mange fordeler av det: SEO-effekt, saksbøyning for teknisk støtte osv. Andre selskaper innså at noen slags teknisk dokumentasjon ikke burde være tilgjengelig for alle: dokumenter for ansatte, partnere, kunder osv. Å lage disse dokumentene publikum kan forårsake mange problemer. For å begrense tilgangen til dokumentasjon begynte leverandører å bruke et CMS – noen av dem fikk opprette passordbeskyttede sider. Følgende innlegg gir deg mer informasjon – Content Management Systems for Technical Documentation . Å bruke et CMS var bra å beskytte bare et par sider. Men hvis du hadde en enorm manual, kunne ikke CMS løse problemet. Spesialiserte løsninger som hjelper redigeringsverktøy ble den beste veien ut. De mest avanserte tillot til og med leverandører å administrere brukere og deres roller, begge ved hjelp av Single Sign-On (SSO) og påloggingstokener.

Single Sign-On and Restricted Manuals

I et nøtteskall betyr bruk av SSO at du bruker et tredjepartsverktøy for å autentisere overalt. For eksempel kan du bruke Google-kontoen din til å logge på Facebook eller andre tjenester. Så, SSO sparer deg fra å opprette legitimasjon og huske dem hver gang du vil bruke dette eller det andre nettstedet eller programmet. Utrolig, ikke sant? Følgende innlegg vil fortelle deg mer om hvordan SSO-teknologien fungerer – Single Sign-On for Dummies .

Den samme mekanismen kan brukes når vi snakker om dokumentasjonstilgang. Finner en begrenset håndbok , blir brukere omdirigert til påloggingssiden automatisk. Det er opp til deg å bestemme hvilke kategorier brukere som får lov til å se informasjonen. Du kan gi tilgang til alle brukerne som er autentisert i produktet ditt. I dette tilfellet vil de logge på med en gang. Eller du kan for eksempel gi tilgang til brukere av kommersiell versjon. Eller du kan bare gi tilgang til betatestere hvis du jobber med utgivelsesdokumentasjon. En annen fordel bortsett fra beskyttelse er presis statistikk. Når brukere godkjenner å lese dokumentene, kan du sjekke hvem som har sett dette eller det aktuelle emnet. Basert på dette kan du opprette forskjellige veiledninger for brukere fra forskjellige segmenter.

Hvordan lage passordbeskyttet dokumentasjon i ClickHelp?

Som et moderne online dokumentasjonsverktøy tilbyr ClickHelp mange måter å lage passordbeskyttede dokumenter på. Det enkleste er følgende: portaladministratoren oppretter en brukerkonto og spesifiserer hva denne eller den aktuelle brukeren kan se i portalen. Hvis du har dusinvis av brukere, og du ikke vil bruke denne prosedyren for hver av dem, kan du bruke power reader-roller for brukergrupper. De kommer til å ha identisk tilgang til dokumentasjonen din. Selvfølgelig, hvis du har hundrevis og tusenvis av brukere, må du øke hastigheten på denne prosessen.Du kan bruke API til å lage lister over brukere og gi dem roller og tilgang automatisk. Det er mulig å integrere produktet med dokumentasjonsportalen. Så snart en ny bruker vises, oppretter systemet ditt en ny bruker i dokumentasjonsportalen.

For SaaS-produkter er integrering med SSO den beste løsningen – brukere trenger ikke å opprette to sett med legitimasjon. Hva om du ikke er klar til å bruke SSO? I ClickHelp kan du bruke påloggingspoletter. De er enkle å implementere, men like pålitelige som SSO. Systemet ditt viser ikke bare lenker til dokumenter, men lenker med spesifikke parametere – tokens. De informerer portalen om at en bestemt bruker kan få tilgang til håndboken. Videre kan tokens bare brukes én gang, og de har en gyldighetsperiode. Så man kan ikke bare gi andre brukere et token – det fungerer ikke.

Konklusjon

Definitivt, bruk av begrenset dokumentasjon er noe enhver bedrift måtte trenge. Det smarteste du kan gjøre er å velge programvaredokumentasjonsverktøyet som gjør at du kan implementere det. ClickHelp er det rette verktøyet for passordbeskyttede brukerhåndbøker. Den lar deg lage både offentlige og begrensede dokumenter i en portal, vise forskjellige sett med dokumenter til forskjellige brukere, og få den mest presise statistikken.

Lykke til med din tekniske skriving!
ClickHelp Team
Forfatter, vert og leverer dokumentasjon på tvers av plattformer og enheter

Opprinnelig publisert på https://clickhelp.com .

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *