온라인 사용자 가이드에 대한 액세스를 제한해야합니까?

(ClickHelp) (2020 년 12 월 16 일)

By ClickHelp — 전문적인 도움말 작성 도구

비밀번호로 보호 된 사용자 가이드를 구현하는 것은 모든 회사에 필요할 수 있습니다. 누군가가 로그인 페이지 뒤에 온라인 사용자 문서를 숨겨야하는 이유를 물어볼 수 있습니다. 대답은 간단합니다. 문서는 다를 수 있습니다. 커피 머신 매뉴얼에 대해 이야기한다고 가정 해 봅시다. 공개되어야합니다. 더 많은 사용자가 액세스 할 수있을수록 좋습니다. 이것이 회사가 고객을 돌보는 방법입니다. 그러나 제한된 수의 사용자가 액세스 할 수 있어야하는 내부 문서에 대해 이야기한다면 완전히 다른 이야기입니다. 직원 핸드북이나 정책 및 절차 매뉴얼을 공개해야합니까? 절대 아니다. 공용으로 사용할 수 없습니다. 그러나 동시에 온라인 상태 여야합니다. 문서에 대한 제한된 액세스가 필요한 경우입니다.

온라인 기술 문서 : 시작

사람들이 일반적인 오프라인 문서 대신 온라인 문서를 사용하기 시작한 이유는 무엇입니까? 얼마 전까지 만해도 기술 문서는 다음과 같이 전달되었습니다. 사용자가 프로그램을 설치 한 후 PDF 또는 CHM 문서를 얻었습니다. 다른 사람은 문서를 얻을 수 없으며 사용자 만 얻을 수 있습니다. 그러나 나중에 벤더들은 그것이 불편하다는 것을 알게되었습니다. 주된 문제는 다른 단점을 말하지 않도록 사용자 가이드를 업데이트하는 것이 었습니다. 그리고 여기에 다양한 개선 사항을 제공하는 온라인 문서가 있습니다. 자세한 내용은 다음 게시물을 확인하십시오. 인쇄 된 사용자 설명서가 멸종 될까요?

처음에는 공급 업체가 제품 — FAQ 또는 자습서, 모든 사람이 액세스 할 수 있습니다. 일부 회사는 SEO 효과, 기술 지원을위한 사례 편향 등 많은 이점을 얻었습니다. 다른 회사는 직원, 파트너, 클라이언트 등을위한 문서 등 모든 사람이 어떤 종류의 기술 문서에 액세스 할 수 없어야한다는 것을 깨달았습니다. 이러한 문서 만들기 대중은 많은 문제를 일으킬 수 있습니다. 문서에 대한 액세스를 제한하기 위해 공급 업체는 CMS를 사용하기 시작했습니다. 일부 공급 업체는 암호로 보호 된 페이지를 만들 수있었습니다. 다음 게시물은 자세한 정보를 제공합니다 — 기술 문서를위한 콘텐츠 관리 시스템 . CMS를 사용하면 몇 페이지 만 보호 할 수있었습니다. 그러나 거대한 매뉴얼이 있다면 CMS를 사용하면 문제를 해결할 수 없습니다. 도움말 작성 도구 와 같은 전문 솔루션이 최선의 방법이되었습니다. 가장 발전된 기능은 공급 업체가 SSO (Single Sign-On) 및 로그인 토큰을 사용하여 사용자와 역할을 관리 할 수 ​​있도록 허용했습니다.

Single Sign-On 및 제한된 설명서

간단히 말해 SSO를 사용한다는 것은 타사 도구를 사용하여 모든 곳에서 인증한다는 의미입니다. 예를 들어 Google 계정을 사용하여 Facebook 또는 기타 서비스에 로그인 할 수 있습니다. 따라서 SSO를 사용하면이 웹 사이트 나 해당 웹 사이트 또는 응용 프로그램을 사용할 때마다 자격 증명을 만들고 기억하지 않아도됩니다. 놀랍지 않나요? 다음 게시물에서는 SSO 기술의 작동 방식에 대해 자세히 설명합니다. 입문자를위한 싱글 사인온

동일한 메커니즘을 사용할 수 있습니다. 문서 액세스에 대해 이야기 할 때. 제한된 설명서 를 찾으면 사용자는 자동으로 로그인 페이지로 리디렉션됩니다. 정보를 볼 수있는 사용자 범주를 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다. 제품에서 인증 된 모든 사용자에게 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 이 경우 즉시 로그인합니다. 또는 예를 들어 상용 버전 사용자에게 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 또는 릴리스 문서 작업을하는 경우에만 베타 테스터에게 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 보호 외에 또 다른 이점은 정확한 통계입니다. 사용자가 문서를 읽기 위해 인증하면이 주제 또는 해당 주제를 정확히 본 사람을 확인할 수 있습니다. 이를 기반으로 다양한 세그먼트의 사용자를위한 다양한 가이드를 만들 수 있습니다.

ClickHelp에서 암호로 보호 된 문서를 만드는 방법

최신 온라인 문서 도구 인 ClickHelp는 암호로 보호 된 문서를 만드는 다양한 방법을 제공합니다. 가장 간단한 것은 다음과 같습니다. 포털 관리자가 사용자 계정을 만들고이 또는 해당 사용자가 포털에서 볼 수있는 것을 정확히 지정합니다. 수십 명의 사용자가 있고 각 사용자에 대해이 절차를 사용하지 않으려는 경우 사용자 그룹에 파워 리더 역할 을 사용할 수 있습니다. 그들은 당신의 문서에 대해 동일한 액세스 권한을 갖게 될 것입니다. 물론 수백, 수천 명의 사용자가있는 경우이 프로세스의 속도를 높여야합니다.API를 사용하여 사용자 목록을 만들고 자동으로 역할과 액세스 권한을 부여 할 수 있습니다. 제품을 문서 포털과 통합 할 수 있습니다. 새 사용자가 나타나면 시스템에서 문서 포털에 새 사용자를 만듭니다.

SaaS 제품의 경우 SSO와의 통합이 최상의 솔루션입니다. 사용자는 두 세트의 자격 증명을 만들 필요가 없습니다. SSO를 사용할 준비가되지 않은 경우 어떻게합니까? ClickHelp에서 로그인 토큰을 사용할 수 있습니다. 구현하기 쉽지만 SSO만큼 신뢰할 수 있습니다. 시스템은 문서에 대한 링크뿐만 아니라 특정 매개 변수 (토큰)가있는 링크를 표시합니다. 특정 사용자가 매뉴얼에 액세스 할 수 있음을 포털에 알립니다. 또한 토큰은 한 번만 사용할 수 있으며 유효 기간이 있습니다. 따라서 다른 사용자에게 토큰을 제공 할 수 없습니다. 작동하지 않습니다.

결론

확실히 제한된 문서의 사용은 모든 회사에 필요할 수 있습니다. 당신이 할 수있는 가장 현명한 일은 그것을 구현할 수있는 소프트웨어 문서화 도구를 선택하는 것입니다. ClickHelp는 암호로 보호 된 사용자 가이드에 적합한 도구입니다. 하나의 포털에서 공개 문서와 제한된 문서를 모두 생성하고, 다른 사용자에게 다른 문서 세트를 표시하고, 가장 정확한 통계를 얻을 수 있습니다.

기술 문서 작성에 행운을 빕니다!
ClickHelp 팀
여러 플랫폼 및 기기에서 문서 작성, 호스팅 및 제공

원래 게시 위치 https://clickhelp.com .

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