Dovresti limitare laccesso alle guide utente online?

(ClickHelp) (16 dicembre 2020)

di ClickHelp, uno strumento di creazione di assistenza professionale

Limplementazione di guide utente protette da password è qualcosa di cui qualsiasi azienda potrebbe aver bisogno. Potresti chiedere perché qualcuno dovrebbe nascondere la propria documentazione utente online dietro una pagina di accesso? La risposta è semplice. La documentazione può essere diversa. Diciamo che parliamo del manuale di una macchina da caffè: deve essere pubblico. Più utenti hanno accesso ad esso, meglio è. È così che lazienda si prende cura dei propri clienti. Ma se parliamo di documenti interni che dovrebbero essere accessibili a un numero limitato di persone, questa è una storia completamente diversa. Un manuale per i dipendenti o un manuale di policy e procedure dovrebbero essere pubblici? Assolutamente no. Non sono destinati alluso pubblico. Ma, allo stesso tempo, dovrebbero essere online. Ecco quando è richiesto un accesso limitato alla documentazione.

Documentazione tecnica in linea: inizio

Come è successo che le persone abbiano iniziato a utilizzare la documentazione in linea invece di quella comune offline? Non molto tempo fa, la documentazione tecnica veniva fornita in questo modo: dopo che gli utenti installavano un programma, ricevevano documenti PDF o CHM. Nessun altro utente potrebbe ottenere i documenti, solo gli utenti. Ma più tardi, i venditori hanno visto che era scomodo. Il problema principale era aggiornare le guide per lutente per non parlare di altri svantaggi. E qui è arrivata la documentazione in linea che porta una serie di miglioramenti. Dai unocchiata al seguente post per saperne di più: I manuali utente stampati si estingueranno?

Allinizio, i fornitori hanno creato solo poche pagine sul prodotto: domande frequenti o tutorial ed erano accessibili a tutti. Alcune aziende ne hanno tratto molti vantaggi: effetto SEO, deviazione del caso per il supporto tecnico, ecc. Altre aziende si sono rese conto che alcuni tipi di documentazione tecnica non dovrebbero essere accessibili a tutti: documenti per dipendenti, partner, clienti, ecc. public potrebbe causare molti problemi. Per limitare laccesso alla documentazione, i fornitori hanno iniziato a utilizzare un CMS, alcuni dei quali hanno permesso di creare pagine protette da password. Il seguente post fornirà ulteriori informazioni: Sistemi di gestione dei contenuti per la documentazione tecnica . Usare un CMS era utile per proteggere solo un paio di pagine. Ma se avessi un manuale enorme, lutilizzo di un CMS non potrebbe risolvere il problema. Soluzioni specializzate come aiutano gli strumenti di creazione sono diventate la migliore via duscita. I più avanzati consentivano persino ai fornitori di gestire gli utenti e i loro ruoli, sia con laiuto del Single Sign-On (SSO) che dei token di accesso.

Single Sign-On e manuali limitati

In poche parole, utilizzare SSO significa utilizzare uno strumento di terze parti per autenticarsi ovunque. Ad esempio, puoi utilizzare il tuo account Google per accedere a Facebook o ad altri servizi. Quindi, SSO ti evita di creare credenziali e di ricordarle ogni volta che desideri utilizzare questo o quel sito Web o applicazione. Incredibile, non è quello? Il seguente post ti fornirà maggiori informazioni su come funziona la tecnologia SSO: Single Sign-On for Dummies .

Può essere utilizzato lo stesso meccanismo quando parliamo di accesso alla documentazione. Trovando un manuale con limitazioni , gli utenti vengono reindirizzati automaticamente alla pagina di accesso. Spetta a te decidere quali categorie di utenti saranno autorizzate a visualizzare le informazioni. Puoi concedere laccesso a tutti gli utenti autenticati nel tuo prodotto. In questo caso, accederanno subito. Oppure puoi concedere laccesso agli utenti della versione commerciale, ad esempio. Oppure puoi dare accesso ai beta-tester solo se lavori sulla documentazione di rilascio. Un altro vantaggio oltre alla protezione sono le statistiche precise. Man mano che gli utenti si autenticano per leggere i documenti, puoi controllare chi ha visualizzato esattamente questo o quellargomento. In base a ciò, puoi creare diversi tutorial per utenti di diversi segmenti.

Come creare documentazione protetta da password in ClickHelp?

Come moderno strumento di documentazione in linea, ClickHelp offre molti modi per creare documenti protetti da password. La cosa più semplice è la seguente: lamministratore del portale crea un account utente e specifica cosa può visualizzare esattamente questo o quellutente nel portale. Se hai dozzine di utenti e non desideri utilizzare questa procedura per ciascuno di essi, puoi utilizzare i ruoli di lettore di alimentazione per gruppi di utenti. Avranno accesso identico alla tua documentazione. Ovviamente, se hai centinaia e migliaia di utenti, devi accelerare questo processo.Puoi utilizzare lAPI per creare elenchi di utenti e assegnare loro ruoli e accesso automaticamente. È possibile integrare il proprio prodotto con il portale della documentazione. Non appena viene visualizzato un nuovo utente, il sistema crea un nuovo utente nel portale della documentazione.

Per i prodotti SaaS, lintegrazione con SSO è la soluzione migliore: gli utenti non dovranno creare due serie di credenziali. E se non sei pronto per utilizzare SSO? In ClickHelp, puoi utilizzare i token di accesso. Sono facili da implementare ma affidabili come SSO. Il sistema mostrerà non solo i collegamenti ai documenti, ma anche i collegamenti con parametri specifici: i token. Informano il portale che un determinato utente può accedere al manuale. Inoltre, i token possono essere utilizzati una sola volta e hanno un periodo di validità. Quindi, non si può semplicemente fornire ad altri utenti un token: non funzionerà.

Conclusione

Sicuramente, luso di documentazione limitata è qualcosa di cui qualsiasi azienda potrebbe aver bisogno. La cosa più intelligente che puoi fare è scegliere lo strumento di documentazione del software che ti consentirà di implementarlo. ClickHelp è lo strumento giusto per le guide utente protette da password. Ti consente di creare documenti pubblici e riservati in un unico portale, mostrare diversi set di documenti a diversi utenti e ottenere le statistiche più precise.

Buona fortuna con la tua scrittura tecnica!
Team ClickHelp
Crea, ospita e distribuisci documentazione su piattaforme e dispositivi

Originariamente pubblicato su https://clickhelp.com .

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