Devez-vous restreindre laccès à vos guides de lutilisateur en ligne?

(ClickHelp) (16 décembre 2020)

par ClickHelp – outil de création daide professionnel

La mise en œuvre de guides dutilisation protégés par mot de passe est quelque chose dont toute entreprise peut avoir besoin. Vous vous demandez peut-être pourquoi quelquun aurait besoin de cacher sa documentation utilisateur en ligne derrière une page de connexion? La réponse est simple. La documentation peut être différente. Disons que nous parlons dun manuel de machine à café – il doit être public. Plus les utilisateurs y ont accès, mieux cest. Cest ainsi que lentreprise prend soin de ses clients. Mais si nous parlons de documents internes qui devraient être accessibles à un nombre limité de personnes, cest une histoire totalement différente. Un manuel de lemployé ou un manuel de politiques et de procédures devrait-il être public? Définitivement pas. Ils ne sont pas destinés à un usage public. Mais, en même temps, ils devraient être en ligne. Cest là que laccès limité à la documentation est requis.

Documentation technique en ligne: Début

Comment se fait-il que les gens aient commencé à utiliser la documentation en ligne au lieu de la documentation hors ligne courante? Il ny a pas si longtemps, la documentation technique était livrée comme ça: une fois que les utilisateurs ont installé un programme, ils ont obtenu des documents PDF ou CHM. Aucune autre personne ne pouvait obtenir les documents, seulement les utilisateurs. Mais plus tard, les vendeurs ont vu que ce nétait pas pratique. Le principal problème était de mettre à jour les guides dutilisation pour ne rien dire des autres inconvénients. Et voici venu la documentation en ligne apportant une variété daméliorations. Consultez larticle suivant pour en savoir plus – Les manuels dutilisation imprimés vont-ils disparaître?

Au début, les fournisseurs ne créaient que quelques pages sur le produit – FAQ ou tutoriels, et ils étaient accessibles à tous. Certaines entreprises en ont tiré de nombreux avantages: effet SEO, déviation de cas pour le support technique, etc. Dautres entreprises ont réalisé que certaines sortes de documentation technique ne devraient pas être accessibles à tous: documents pour les employés, partenaires, clients, etc. public pourrait causer beaucoup de problèmes. Pour limiter laccès à la documentation, les fournisseurs ont commencé à utiliser un CMS – certains dentre eux étant autorisés à créer des pages protégées par mot de passe. Le message suivant vous donnera plus dinformations – Systèmes de gestion de contenu pour la documentation technique . Utiliser un CMS était bon pour protéger quelques pages seulement. Mais si vous aviez un gros manuel, utiliser un CMS ne pouvait pas résoudre le problème. Des solutions spécialisées telles que les outils de création d’aide sont devenues la meilleure solution. Les plus avancés permettaient même aux fournisseurs de gérer les utilisateurs et leurs rôles, à la fois à laide de lauthentification unique (SSO) et des jetons de connexion.

Authentification unique et manuels restreints

En un mot, utiliser SSO signifie que vous utilisez un outil tiers pour vous authentifier partout. Par exemple, vous pouvez utiliser votre compte Google pour vous connecter à Facebook ou à dautres services. Ainsi, SSO vous évite de créer des informations didentification et de les mémoriser chaque fois que vous souhaitez utiliser tel ou tel site Web ou application. Incroyable, non? Le message suivant vous en dira plus sur le fonctionnement de la technologie SSO – Single Sign-On pour les nuls .

Le même mécanisme peut être utilisé quand on parle daccès à la documentation. En trouvant un manuel restreint , les utilisateurs sont automatiquement redirigés vers la page de connexion. Cest à vous de décider quelles catégories dutilisateurs seront autorisées à consulter les informations. Vous pouvez donner accès à tous les utilisateurs authentifiés dans votre produit. Dans ce cas, ils se connecteront immédiatement. Vous pouvez également donner accès aux utilisateurs de la version commerciale, par exemple. Ou, vous ne pouvez donner accès aux bêta-testeurs que si vous travaillez sur la documentation de la version. Outre la protection, les statistiques précises constituent un autre avantage. Au fur et à mesure que les utilisateurs sauthentifient pour lire les documents, vous pouvez vérifier qui a exactement consulté tel ou tel sujet. Sur cette base, vous pouvez créer différents didacticiels pour les utilisateurs de différents segments.

Comment créer une documentation protégée par mot de passe dans ClickHelp?

En tant quoutil de documentation en ligne moderne, ClickHelp offre de nombreuses façons de créer des documents protégés par mot de passe. La chose la plus simple est la suivante: ladministrateur du portail crée un compte dutilisateur et spécifie ce que tel ou tel utilisateur peut afficher exactement dans le portail. Si vous avez des dizaines dutilisateurs et que vous ne souhaitez pas utiliser cette procédure pour chacun dentre eux, vous pouvez utiliser des rôles de lecture avancée pour des groupes dutilisateurs. Ils auront un accès identique à votre documentation. Bien sûr, si vous avez des centaines et des milliers dutilisateurs, vous devez accélérer ce processus.Vous pouvez utiliser lAPI pour créer des listes dutilisateurs et leur attribuer des rôles et un accès automatiquement. Il est possible dintégrer votre produit avec le portail de documentation. Dès quun nouvel utilisateur apparaît, votre système crée un nouvel utilisateur dans le portail de documentation.

Pour les produits SaaS, lintégration avec SSO est la meilleure solution – les utilisateurs nauront pas à créer deux ensembles dinformations didentification. Et si vous nêtes pas prêt à utiliser SSO? Dans ClickHelp, vous pouvez utiliser des jetons de connexion. Ils sont faciles à mettre en œuvre mais aussi fiables que SSO. Votre système affichera non seulement des liens vers des documents, mais des liens avec des paramètres spécifiques – des jetons. Ils informent le portail quun utilisateur particulier peut accéder au manuel. De plus, les jetons ne peuvent être utilisés quune seule fois et ont une période de validité. Ainsi, on ne peut pas simplement fournir un jeton aux autres utilisateurs – cela ne fonctionnera pas.

Conclusion

Certainement, lutilisation dune documentation restreinte est quelque chose dont toute entreprise peut avoir besoin. La chose la plus intelligente que vous puissiez faire est de choisir loutil de documentation logiciel qui vous permettra de limplémenter. ClickHelp est le bon outil pour les guides dutilisation protégés par mot de passe. Il vous permet de créer des documents publics et restreints dans un seul portail, dafficher différents ensembles de documents à différents utilisateurs et dobtenir les statistiques les plus précises.

Bonne chance dans votre rédaction technique!
Équipe ClickHelp
Créer, héberger et diffuser de la documentation sur toutes les plates-formes et tous les appareils

Publié à lorigine à https://clickhelp.com .

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