Pitäisikö sinun rajoittaa pääsyä online-käyttöoppaasi?

(ClickHelp) (16. joulukuuta 2020)

kirjoittanut ClickHelp – ammattimainen ohjeen kirjoitustyökalu

Salasanasuojattujen käyttöoppaiden käyttöönotto on mitä tahansa yritystä mahdollisesti tarvitsevaa. Voit kysyä, miksi jonkun on piilotettava online-käyttäjäasiakirjat kirjautumissivun taakse? Vastaus on yksinkertainen. Dokumentaatio voi olla erilaista. Oletetaan, että puhumme kahvinkeittimen käsikirjasta – sen on oltava julkista. Mitä enemmän käyttäjillä on pääsy siihen, sitä parempi. Näin yritys huolehtii asiakkaistaan. Mutta jos puhumme sisäisistä asiakirjoista, joiden pitäisi olla saatavilla rajoitetulle määrälle ihmisiä, se on täysin erilainen tarina. Pitäisikö työntekijän käsikirjan vai käytäntö- ja menettelyoppaan olla julkinen? Ehdottomasti ei. Niitä ei ole tarkoitettu julkiseen käyttöön. Mutta samalla heidän pitäisi olla verkossa. Silloin tarvitaan rajoitettu käyttöoikeus dokumentaatioon.

Online-tekninen dokumentaatio: alku

Kuinka tapahtui, että ihmiset alkoivat käyttää online-dokumentaatiota tavallisen offline-dokumentin sijaan? Ei niin kauan sitten tekninen dokumentaatio toimitettiin näin: Kun käyttäjät ovat asentaneet ohjelman, he saavat PDF- tai CHM-asiakirjat. Kukaan muu ei voinut saada asiakirjoja, vain käyttäjät. Mutta myöhemmin myyjät näkivät sen olevan hankalaa. Suurin ongelma oli päivittää käyttöoppaat sanomatta mitään muita haittoja. Ja tässä tuli verkkodokumentaatio, joka tuotti erilaisia ​​parannuksia. Katso seuraava viesti saadaksesi lisätietoja – Tulevatko painetut käyttöohjeet sukupuuttoon?

Aluksi toimittajat loivat vain muutaman sivun aiheesta tuote – usein kysytyt kysymykset tai oppaat, ja ne olivat kaikkien saatavilla. Jotkut yritykset saivat siitä paljon hyötyä: SEO-vaikutus, tapaustaipumus teknisen tuen suhteen jne. Muut yritykset huomasivat, että joidenkin teknisten asiakirjojen ei pitäisi olla kaikkien saatavilla: asiakirjat työntekijöille, kumppaneille, asiakkaille jne. Näiden dokumenttien tekeminen saattaa aiheuttaa paljon ongelmia. Asiakirjojen käytön rajoittamiseksi toimittajat alkoivat käyttää CMS: ää – jotkut heistä saivat luoda salasanasuojattuja sivuja. Seuraava viesti antaa sinulle lisätietoja – Sisällönhallintajärjestelmät teknistä dokumentointia varten . CMS: n käyttö oli hyvä suojaamaan vain pari sivua. Mutta jos sinulla olisi valtava käsikirja, CMS: n käyttö ei voisi ratkaista ongelmaa. Erikoisratkaisuista, kuten help authoring tools , tuli paras tie. Edistyneimmät toimittajat antoivat toimittajille jopa mahdollisuuden hallita käyttäjiä ja heidän roolejaan sekä kertakirjautumisen (SSO) että kirjautumistunnusten avulla.

Kertakirjautuminen ja rajoitetut käyttöoppaat

Lyhyesti sanottuna kertakirjautumisen käyttö tarkoittaa, että käytät kolmannen osapuolen työkalua todentamiseen kaikkialla. Voit esimerkiksi kirjautua sisään Google-tiliisi Facebookiin tai muihin palveluihin. Joten, kertakirjautuminen säästää sinua luomaan kirjautumistietoja ja muistamaan ne aina, kun haluat käyttää tätä tai muuta verkkosivustoa tai sovellusta. Hämmästyttävää, eikö olekin? Seuraava viesti kertoo sinulle enemmän kertakirjautumistekniikan toiminnasta – kertakirjautuminen mannekeille .

Samaa mekanismia voidaan käyttää kun puhumme asiakirjojen saatavuudesta. Löydät rajoitetun käyttöoppaan , käyttäjät ohjataan sisäänkirjautumissivulle automaattisesti. Sinun on päätettävä, mitkä käyttäjäryhmät saavat tarkastella tietoja. Voit antaa pääsyn kaikille tuotteessasi todennetuille käyttäjille. Tässä tapauksessa he kirjautuvat sisään heti. Tai voit antaa pääsyn esimerkiksi kaupallisen version käyttäjille. Tai voit antaa beetatestaajille pääsyn vain, jos työskentelet julkaisudokumentaation parissa. Toinen etu suojauksen lisäksi on tarkka tilasto. Kun käyttäjät todentavat asiakirjojen lukemisen, voit tarkistaa kuka tarkalleen on tarkastellut tätä tai kyseistä aihetta. Tämän perusteella voit luoda erilaisia ​​opetusohjelmia käyttäjille eri segmenteistä.

Kuinka luoda salasanasuojattu dokumentaatio ClickHelp-ohjelmassa?

Nykyaikaisena online-dokumentointityökaluna ClickHelp tarjoaa paljon tapoja luoda salasanasuojattuja asiakirjoja. Yksinkertaisin asia on seuraava: portaalin järjestelmänvalvoja luo käyttäjätilin ja määrittää, mitä tämä tai tuo käyttäjä voi tarkastella portaalissa. Jos sinulla on kymmeniä käyttäjiä etkä halua käyttää tätä menettelyä kullekin heistä, voit käyttää teholukijan rooleja käyttäjäryhmille. Heillä on samanlainen pääsy asiakirjoihisi. Tietenkin, jos sinulla on satoja ja tuhansia käyttäjiä, sinun on nopeutettava tätä prosessia.API: n avulla voit luoda käyttäjäluetteloita ja antaa heille roolit ja käyttöoikeudet automaattisesti. Tuotteesi on mahdollista integroida dokumentointiportaaliin. Heti kun uusi käyttäjä ilmestyy, järjestelmäsi luo uuden käyttäjän dokumentaatioportaaliin.

SaaS-tuotteille integrointi SSO: n kanssa on paras ratkaisu – käyttäjien ei tarvitse luoda kahta kirjautumistunnusta. Entä jos et ole valmis käyttämään kertakirjautumista? ClickHelp-ohjelmassa voit käyttää kirjautumistunnuksia. Ne on helppo toteuttaa, mutta yhtä luotettava kuin kertakirjaus. Järjestelmäsi näyttää paitsi linkit dokumentteihin, myös linkit tiettyihin parametreihin – rahakkeisiin. He ilmoittavat portaalille, että tietty käyttäjä voi käyttää käsikirjaa. Lisäksi tunnuksia voidaan käyttää vain kerran, ja niillä on voimassaoloaika. Joten ei voi yksinkertaisesti antaa muille käyttäjille tunnusta – se ei toimi.

Johtopäätös

Rajoitettujen asiakirjojen käyttö on ehdottomasti jokaisen yrityksen tarvitsema. Älykkäin asia mitä voit tehdä, on valita ohjelmiston dokumentointityökalu, jonka avulla voit toteuttaa sen. ClickHelp on oikea työkalu salasanasuojatuille käyttöoppaille. Sen avulla voit luoda sekä julkisia että rajoitettuja asiakirjoja yhteen portaaliin, näyttää erilaisia ​​asiakirjasarjoja eri käyttäjille ja saada tarkimmat tilastot.

Onnea teknisessä kirjoituksessa!
ClickHelp-tiimi
Kirjoittaja, isäntä ja toimittaa dokumentaatio eri alustoilla ja laitteilla

Alun perin julkaistu osoitteessa https://clickhelp.com .

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *