¿Debería restringir el acceso a sus guías de usuario en línea?

(ClickHelp) (16 de diciembre de 2020)

de ClickHelp: herramienta de creación de ayuda profesional

Implementar guías de usuario protegidas por contraseña es algo que cualquier empresa puede necesitar. Puede preguntar por qué alguien tendría que ocultar su documentación de usuario en línea detrás de una página de inicio de sesión. La respuesta es simple. La documentación puede ser diferente. Supongamos que hablamos de un manual de máquina de café; tiene que ser público. Cuantos más usuarios tengan acceso a él, mejor. Así es como la empresa cuida a sus clientes. Pero si hablamos de documentos internos que deberían ser accesibles para un número limitado de personas, esa es una historia totalmente diferente. ¿Debería ser público un manual del empleado o un manual de políticas y procedimientos? Definitivamente no. No están destinados al uso público. Pero, al mismo tiempo, deberían estar en línea. Ahí es cuando se requiere acceso limitado a la documentación.

Documentación técnica en línea: principio

¿Cómo sucedió que la gente comenzó a utilizar la documentación en línea en lugar de la habitual sin conexión? No hace mucho tiempo, la documentación técnica se entregaba así: después de que los usuarios instalaban un programa, obtenían documentos PDF o CHM. Ninguna otra gente podría obtener los documentos, solo los usuarios. Pero más tarde, los proveedores vieron que era un inconveniente. El principal problema fue actualizar las guías de usuario por no hablar de otras desventajas. Y aquí llegó la documentación en línea con una variedad de mejoras. Consulte la siguiente publicación para obtener más información: ¿Se extinguirán los manuales de usuario impresos?

Al principio, los proveedores crearon solo unas pocas páginas sobre el producto: preguntas frecuentes o tutoriales, y todos podían acceder a ellos. Algunas empresas obtuvieron muchos beneficios de eso: efecto SEO, desvío de casos para soporte técnico, etc. Otras empresas se dieron cuenta de que algunos tipos de documentación técnica no deberían ser accesibles para todos: documentos para empleados, socios, clientes, etc. public puede causar muchos problemas. Para limitar el acceso a la documentación, los proveedores comenzaron a utilizar un CMS; algunos de ellos permitían crear páginas protegidas con contraseña. La siguiente publicación le brindará más información: Sistemas de administración de contenido para documentación técnica . Usar un CMS era bueno para proteger solo un par de páginas. Pero si tuviera un manual enorme, usar un CMS no podría resolver el problema. Las soluciones especializadas como ayudan a las herramientas de creación se convirtieron en la mejor salida. Los más avanzados incluso permitieron a los proveedores administrar usuarios y sus roles, tanto con la ayuda del inicio de sesión único (SSO) como con los tokens de inicio de sesión.

Inicio de sesión único y manuales restringidos

En pocas palabras, usar SSO significa que está usando una herramienta de terceros para autenticarse en todas partes. Por ejemplo, puede utilizar su cuenta de Google para iniciar sesión en Facebook u otros servicios. Por lo tanto, SSO le evita crear credenciales y recordarlas cada vez que desea utilizar este o aquel sitio web o aplicación. Increíble, ¿no es así? La siguiente publicación le brindará más información sobre cómo funciona la tecnología SSO: Inicio de sesión único para principiantes .

Se puede utilizar el mismo mecanismo cuando hablamos de acceso a la documentación. Al encontrar un manual restringido , los usuarios son redirigidos a la página de inicio de sesión automáticamente. Depende de usted decidir qué categorías de usuarios podrán ver la información. Puede dar acceso a todos los usuarios autenticados en su producto. En este caso, iniciarán sesión de inmediato. O puede dar acceso a usuarios de versiones comerciales, por ejemplo. O puede dar acceso a los probadores beta solo si trabaja en la documentación de la versión. Otro beneficio aparte de la protección son las estadísticas precisas. A medida que los usuarios se autentican para leer los documentos, puede comprobar quién ha visto exactamente este o aquel tema. En base a esto, puede crear diferentes tutoriales para usuarios de diferentes segmentos.

¿Cómo crear documentación protegida con contraseña en ClickHelp?

Como herramienta de documentación en línea moderna, ClickHelp ofrece muchas formas de crear documentos protegidos con contraseña. Lo más simple es lo siguiente: el administrador del portal crea una cuenta de usuario y especifica qué es exactamente lo que este o aquel usuario puede ver en el portal. Si tiene docenas de usuarios y no desea utilizar este procedimiento para cada uno de ellos, puede usar funciones de lector avanzado para grupos de usuarios. Tendrán acceso idéntico a su documentación. Por supuesto, si tiene cientos y miles de usuarios, debe acelerar este proceso.Puede utilizar la API para crear listas de usuarios y otorgarles roles y acceso automáticamente. Es posible integrar su producto con el portal de documentación. Tan pronto como aparece un nuevo usuario, su sistema crea un nuevo usuario en el portal de documentación.

Para los productos SaaS, la integración con SSO es la mejor solución: los usuarios no tendrán que crear dos conjuntos de credenciales. ¿Qué pasa si no está listo para usar SSO? En ClickHelp, puede utilizar tokens de inicio de sesión. Son fáciles de implementar pero tan confiables como SSO. Su sistema mostrará no solo enlaces a documentos, sino enlaces con parámetros específicos: tokens. Informan al portal que un usuario en particular puede acceder al manual. Además, los tokens solo se pueden usar una vez y tienen un período de validez. Por lo tanto, no se puede simplemente proporcionar un token a otros usuarios; no funcionará.

Conclusión

Definitivamente, el uso de documentación restringida es algo que cualquier empresa puede necesitar. Lo más inteligente que puede hacer es elegir la herramienta de documentación de software que le permitirá implementarlo. ClickHelp es la herramienta adecuada para guías de usuario protegidas con contraseña. Le permite crear documentos públicos y restringidos en un portal, mostrar diferentes conjuntos de documentos a diferentes usuarios y obtener las estadísticas más precisas.

¡Buena suerte con su redacción técnica!
Equipo de ClickHelp
Cree, aloje y entregue documentación en plataformas y dispositivos

Publicado originalmente en https://clickhelp.com .

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