Skal du begrænse adgangen til dine online brugervejledninger?

(ClickHelp) (16. december 2020)

af ClickHelp – professionel hjælp til redigeringsværktøj

Implementering af adgangskodebeskyttede brugervejledninger er noget, som enhver virksomhed muligvis har brug for. Du kan spørge, hvorfor nogen skal skjule deres online brugerdokumentation bag en login-side? Svaret er simpelt. Dokumentation kan være anderledes. Lad os sige, at vi taler om en kaffemaskinehåndbog – den skal være offentlig. Jo flere brugere har adgang til det, jo bedre. Dette er, hvordan virksomheden tager sig af sine kunder. Men hvis vi taler om interne dokumenter, der skal være tilgængelige for et begrænset antal mennesker – er det en helt anden historie. Skal en medarbejderhåndbog eller politik- og proceduremanual være offentlig? Absolut ikke. De er ikke beregnet til offentlig brug. Men på samme tid skal de være online. Det er når der kræves begrænset adgang til dokumentation.

Online teknisk dokumentation: Begyndende

Hvordan skete det, at folk begyndte at bruge online-dokumentation i stedet for den almindelige offline? For ikke så længe siden blev teknisk dokumentation leveret sådan: Efter at brugerne havde installeret et program, fik de PDF- eller CHM-dokumenter. Ingen andre kunne få dokumenterne, kun brugere. Men senere så leverandører, at det var ubelejligt. Hovedproblemet var at opdatere brugervejledningerne for ikke at sige noget om andre ulemper. Og her kom online dokumentation med en række forbedringer. Tjek følgende indlæg for at lære mere – Bliver udskrevne brugervejledninger udryddet?

Først oprettede leverandører kun et par sider om produkt – Ofte stillede spørgsmål eller selvstudier, og de var tilgængelige for alle. Nogle virksomheder fik mange fordele ved det: SEO-effekt, sagsafbøjning for teknisk support osv. Andre virksomheder indså, at en slags teknisk dokumentation ikke burde være tilgængelig for alle: dokumenter til medarbejdere, partnere, kunder osv. At lave disse dokumenter offentligheden kan forårsage mange problemer. For at begrænse adgangen til dokumentation begyndte leverandører at bruge et CMS – nogle af dem fik lov til at oprette adgangskodebeskyttede sider. Følgende indlæg giver dig mere information – Content Management Systems til teknisk dokumentation . At bruge et CMS var kun godt at beskytte et par sider. Men hvis du havde en kæmpe manual, kunne brug af et CMS ikke løse problemet. Specialiserede løsninger som hjælper redigeringsværktøjer blev den bedste vej ud. De mest avancerede tillod endda leverandører at administrere brugere og deres roller, begge ved hjælp af Single Sign-On (SSO) og login-tokens.

Single Sign-On and Restricted Manuals

I en nøddeskal betyder brug af SSO, at du bruger et tredjepartsværktøj til at godkende overalt. For eksempel kan du bruge din Google-konto til at logge ind på Facebook eller andre tjenester. Så SSO sparer dig fra at oprette legitimationsoplysninger og huske dem hver gang du vil bruge dette eller det andet websted eller applikation. Fantastisk, er det ikke? Følgende indlæg fortæller dig mere om, hvordan SSO-teknologien fungerer – Single Sign-On for Dummies .

Den samme mekanisme kan bruges når vi taler om dokumentationsadgang. Ved at finde en begrænset manual omdirigeres brugere automatisk til login-siden. Det er op til dig at beslutte, hvilke kategorier af brugere der får lov til at se oplysningerne. Du kan give adgang til alle brugere, der er godkendt i dit produkt. I dette tilfælde logger de med det samme. Eller du kan f.eks. Give adgang til brugere af kommerciel version. Eller du kan kun give adgang til beta-testere, hvis du arbejder på frigivelsesdokumentation. En anden fordel bortset fra beskyttelse er nøjagtige statistikker. Når brugere godkender at læse dokumenterne, kan du kontrollere, hvem der præcist har set dette eller det aktuelle emne. Baseret på dette kan du oprette forskellige tutorials til brugere fra forskellige segmenter.

Sådan oprettes adgangskodebeskyttet dokumentation i ClickHelp?

Som et moderne online dokumentationsværktøj tilbyder ClickHelp mange måder at oprette adgangskodebeskyttede dokumenter på. Den enkleste ting er følgende: Portaladministratoren opretter en brugerkonto og specificerer, hvad denne eller den anden bruger kan se i portalen. Hvis du har snesevis af brugere, og du ikke vil bruge denne procedure for hver af dem, kan du bruge power reader-roller til brugergrupper. De vil have identisk adgang til din dokumentation. Selvfølgelig, hvis du har hundreder og tusinder af brugere, skal du fremskynde denne proces.Du kan bruge API til at oprette lister over brugere og give dem roller og adgang automatisk. Det er muligt at integrere dit produkt med dokumentationsportalen. Så snart en ny bruger vises, opretter dit system en ny bruger i dokumentationsportalen.

For SaaS-produkter er integration med SSO den bedste løsning – brugerne behøver ikke oprette to sæt legitimationsoplysninger. Hvad hvis du ikke er klar til at bruge SSO? I ClickHelp kan du bruge login-tokens. De er nemme at implementere, men så pålidelige som SSO. Dit system viser ikke kun links til dokumenter, men links med specifikke parametre – tokens. De informerer portalen om, at en bestemt bruger kan få adgang til manualen. Desuden kan tokens kun bruges én gang, og de har en gyldighedsperiode. Så man kan ikke bare give andre brugere et token – det virker ikke.

Konklusion

Definitivt er brugen af ​​begrænset dokumentation noget, som enhver virksomhed muligvis har brug for. Det smarteste du kan gøre er at vælge softwaredokumentationsværktøjet, der giver dig mulighed for at implementere det. ClickHelp er det rigtige værktøj til adgangskodebeskyttede brugervejledninger. Det giver dig mulighed for at oprette både offentlige og begrænsede dokumenter i en portal, vise forskellige sæt dokumenter til forskellige brugere og få de mest præcise statistikker.

Held og lykke med din tekniske skrivning!
ClickHelp Team
Forfatter, vært og aflevering af dokumentation på tværs af platforme og enheder

Oprindeligt offentliggjort på https://clickhelp.com .

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *